Artikel in FarmMagazine over het centraliseren van logistiek (Loxis), prioriteren van recepten en structureren van werkstromen (PI-Farma) door een groep samenwerkende SGE apotheken uit Eindhoven.

Eindhovense apotheken scheiden logistiek van zorg – Een aantal apotheken van SGE transformeert naar ‘Medipunten’. Eindhovenaren kunnen daar eerder aangevraagde medicatie ophalen en met een apothekersassistent of apotheker in gesprek gaan over hun medicatiegebruik. Logistieke handelingen worden gecentraliseerd in een XL-apotheek. Volgens Frank Tijssen, manager apotheken bij SGE, is de apotheek van de toekomst een plek waar zorg wordt geleverd, los van het doosje.

In een traditionele apotheek lopen het logistieke proces en het zorgproces door elkaar heen. “Voor patiënten leidt dat tot onbegrijpelijke situaties: ze moeten wachten, terwijl ze maar twee assistenten aan de balie zien staan en er vier achter bezig zijn. Daar snappen ze niets van”, aldus Tijssen. Bij SGE vinden ze dat zorg en logistiek niets met elkaar te maken hebben. In hun concept voor de apotheek van de toekomst scheiden ze die twee stromen. “Alles wat het zorgtraject stoort, halen we uit de apotheek. Ook de gang van het doosje. Op het industrieterrein komt een XL-apotheek waar we de logistieke handelingen concentreren”, vervolgt Tijssen. “De huidige apotheken worden ‘uitdeelposten’ en concentreren zich op het leveren van farmaceutische zorg.”

Glazen spreekkamers
Die stap is minder groot dan hij lijkt, zegt Tijssen. De Eindhovense apotheken hebben al een gezamenlijke baxterlocatie en een centraal telefoonteam. En de transformatie gebeurt stapsgewijs. “We zijn in april gestart met een pilot in de wijk Prinsejagt. Onze locatie daar is omgebouwd tot SGE Medipunt Prinsejagt. Er zijn twee glazen spreekkamers en een losse balie waar medicatie kan worden afgehaald.” Patiënten kiezen bij het bestellen van herhaalmedicatie, wanneer de huisarts iets voorschrijft of als zij een recept aanbieden of ze hun geneesmiddelen willen laten bezorgen, afhalen aan de balie of bij de medicijnkluis. “Alle gesprekken vinden plaats in de glazen spreekkamers, of het nu gaat om een medicatiebeoordeling of een eerste uitgifte. Daarmee lopen we vooruit op aangescherpte privacywetgeving. Er kan niemand meekijken of meeluisteren. Voor patiënten is het nieuw en – zoals alles wat nieuw is – even wennen. Maar de eerste resultaten zijn positief. Er ontstaat meer tijd voor zorg en patiënten hoeven minder lang te wachten.”

Vernieuwend
Het centraliseren van activiteiten is op zich niet zo spectaculair, vindt Tijssen, dat gebeurt op veel plekken in het land. Vernieuwend is het volledig loslaten van de logistiek. Die keuze komt voort uit de ontwikkelingen in het farmaceutisch zorglandschap. “Er zijn ongeveer 1900 apotheken in Nederland en we weten dat er op termijn zo’n 500 dicht zullen moeten gaan. Ik voorzie dat er andere partijen komen die de logistiek veel beter kunnen inrichten dan wij. We moeten doen waar we sterk in zijn en wat we ook in de toekomst willen blijven doen. En dat is het leveren van farmaceutische zorg. Zorgverzekeraars sturen daar ook op door de tarieven voor zorg te verhogen en die voor de logistieke afhandeling te verminderen.” De apotheek van de toekomst is in de optiek van Tijssen dus een locatie waar zorg wordt geleverd los van het doosje. Dat kan een ‘stand alone’ locatie zijn in de wijk, maar nog sterker is het wanneer deze deel uitmaakt van een eerstelijnscentrum. “Als de apotheek naast de huisarts, fysiotherapeut en psycholoog zit, kun je elkaar versterken.”

Partners
Om het centraliseren van de logistiek in de praktijk mogelijk te maken, ging SGE om tafel met zijn belangrijkste ICT-partners: PharmaPartners, Loxis, PI-Farma en een installatiepartner. “We hebben onze toekomstvisie toegelicht en vervolgens heeft PharmaPartners een projectvoorstel gedaan, dat op dit moment verder invulling krijgt. Het gaat om een hele andere structuur van werken: de XL-apotheek werkt op afstand voor alle andere locaties. Daarbij komt nog dat de grotere apotheken in de eerste fase de 100 hardlopers nog wel in huis houden. Daar moet de ICT op worden ingericht.”

Snel en betrouwbaar
Omdat SGE in januari van start wil in de nieuwe structuur met de XL-locatie en nog in 2017 op meer locaties gaat met een Medipunt, is gekozen voor een oplossing die snel en relatief goedkoop gerealiseerd kan worden. PharmaPartners heeft in kaart gebracht hoe Pharmacom, zonder software-aanpassingen te doen, het nieuwe model optimaal kan ondersteunen. Daarbij moet wel traceerbaar blijven door wie een recept is aangeschreven en waar het is afgeleverd (Loxis). Tijssen: “Voor ons is belangrijk dat de ICT-ondersteuning op tijd draait en dat we kunnen sturen op basis van betrouwbare managementinformatie. Vanuit de XL-locatie willen we kunnen monitoren, toezicht houden en sturen wat er op de locaties gebeurt. Daarbij moeten we binnen de geldende wet- en regelgeving acteren. PharmaPartners is in dat traject een waardevolle partner gebleken.”

Een systeem om recepten te prioriteren en werkstromen te structureren is noodzakelijk (PI-Farma), vertelt Tijssen. “De XL-locatie krijgt straks drie- tot vierduizend recepten per dag te verwerken, dan heb je een systeem nodig dat aangeeft welke je als eerste moet afleveren. We draaien daar nu een proef mee bij SGE Apotheek Woensel. Na de eerste week wilden de assistenten al niet meer zonder. Door de gestructureerde aanpak gaat het sneller en hadden ze voor het eerst sinds tijden alle recepten aan het eind van de week ingevoerd.”

Meenemen
De assistenten krijgen door de nieuwe manier van werken een heel ander takenpakket. “Dat heeft voor- en nadelen. Alle medewerkers hebben zelf aangegeven wat hun voorkeur heeft: zorg of logistiek. Daar houden we bij het herplaatsen van medewerkers zoveel mogelijk rekening mee. Medewerkers kunnen zich bij ons straks specialiseren op het gebied van logistieke of zorgtaken. Tegelijkertijd moeten we ervoor waken dat het werk daardoor niet te eentonig wordt. Wanneer we daar goed mee omgaan, maakt dat ons een aantrekkelijke werkgever.”

Naast de medewerkers, moeten de voorschrijvers goed worden meegenomen in de verandering, benadrukt Tijssen. “Als de huisarts iets voorschrijft en zegt dat het recept direct bij de apotheek gehaald kan worden, creëert hij een bepaalde verwachting bij de patiënt. Als dat proces anders loopt, kan de huisarts dat meenemen in het gesprek met de patiënt. Doordat we met de huisartsen deel uitmaken van één organisatie zijn de lijnen kort en is die afstemming goed geborgd. Het allerbelangrijkste blijft natuurlijk dat onze patiënten tevreden zijn over onze dienstverlening. Dat zullen we goed blijven monitoren.”

Bron: FarmaMagazine (i.s.m. PharmaPartners) | Tekst: Margriet van Lingen

Meer weten over de apotheek van de toekomst?

Met veel plezier laten wij u vrijblijvend zien op welke wijze PI-Farma en Loxis daar een bijdrage aan kunnen leveren. Vraag nu een demo aan >>